El Código de Ética Empresarial (el “Código”) ha sido aprobado por la Dirección General de Osbog S.A. de C.V. (la “Empresa”) y establece normas de comportamiento ético y legal, así como valores fundamentales que guían el comportamiento de todo el personal. Estas políticas han sido diseñadas para brindar a los empleados y funcionarios el conocimiento para prevenir y detectar el incumplimiento con las políticas de la Empresa, así como con las leyes y reglamentaciones pertinentes.
Este código de ética tiene el propósito de:
Disuadir la comisión de actos ilícitos; de las leyes, normas y reglamentaciones Promover el cumplimiento gubernamentales pertinentes; Alentar la conducta honesta y ética, incluyendo la resolución ética de los conflictos de intereses (tanto reales como aparentes) que se produzcan entre las relaciones personales y profesionales; Promover la revelación de información completa, justa, precisa, oportuna y entendible en los informes y documentos que la Empresa presente o entregue a las agencias gubernamentales, así como en otros comunicados públicos que realice la Empresa; Comunicar la responsabilidad de observar el Código. Promover la notificación interna inmediata de las violaciones al Código, a la persona o personas apropiadas que aparezcan identificadas en éste.
El Código, junto con otras políticas y procedimientos relacionados, forma parte del programa de Ética y Cumplimiento de la Empresa. El Código excede los requisitos de la definición de un “Código Ético”, según lo establecen los Reglamentos, Normas y Leyes Mexicanas, así como también apegarnos a lo antes descrito con lo establecido en nuestras relaciones de negocio con cada uno de nuestros clientes y socios comerciales.
Si bien el Código delimita en términos generales nuestras normas de integridad y conducta empresarial, ningún código puede contemplar todas las situaciones que puedan presentarse. La omisión de un acto específico en el Código no significa que dicho acto sea aceptable o lícito. Por lo tanto, el Código no sustituirá el buen juicio, la responsabilidad o la orientación para la conducta empresarial apropiada. Se alienta a los empleados a que busquen la guía y el apoyo adicional de los que han sido designados como responsables en cuestiones de conducta empresarial. En última instancia, debemos determinar qué es lo correcto para mantener nuestra integridad, tanto personal como corporativa.
El Código se aplica a la Empresa, sus subsidiarias y empresas filiales, incluyendo todas las unidades de negocios en todas nuestras oficinas y ubicaciones alrededor del país y en el extranjero. Se espera que todos los empleados y funcionarios (en conjunto, el “Personal de la Empresa”) se familiaricen con el Código y lo apliquen en el desempeño diario de sus responsabilidades laborales.
Los empleados y los funcionarios que infrinjan el Código (o quienes a sabiendas permitan que otros lo hagan) serán sometidos a la aplicación de medidas disciplinarias que pueden incluir la terminación del empleo y otras medidas apropiadas. Toda infracción deberá ser reportada.
En nuestra empresa creemos que nuestros valores nos guian para forjar beneficios duraderos con nuestros socios, accionistas y clientes. Dentro de nuestra actividad empresarial, creemos que las decisiones que se toman día con día deben estar formuladas bajo estos principios para ello hemos seleccionado cinco valores que servirán para llevar a cabo todas la acciones de la empresa.
Los empleados y funcionarios de la Empresa deberán desempeñar su trabajo de acuerdo con estos valores. No solamente debemos cumplir con las leyes, reglamentaciones y políticas, sino que debemos trabajar de acuerdo con nuestros valores y esforzarnos porno comportarnos de un modo irreprochable. Todos debemos emplear la sensatez para proteger nuestra reputación como líder en el mercado, como empleador de predilección y como buen ciudadano corporativo.
El Código es efectivo a partir del 01 de Octubre del 2021 y sustituye cualquier documento similar previo. Este Código no reemplaza ninguna otra política o procedimiento publicados por la Empresa, tales como otras normas laborales o políticas de conducta personal. Al recibir el Código, se le solicitará al personal de la Empresa que certifique que lo ha leído y que se compromete a acatarlo. Se requerirán nuevas certificaciones de manera periódica.
La Empresa continuará publicando la versión impresa del Código a intervalos regulares y lo revisará y modificará en forma periódica, según sea necesario. Esta versión impresa se proporcionará a todo el personal de manera electrónica.
La empresa expresamente declara que:
Los empleados deben leer y entender no sólo las normas que se establecen en el Código, sino también los valores sobre los cuales se fundamentan. Los empleados tienen además la obligación de cumplir con la letra y el espíritu del Código, según se describe en éste. Cuando así se les solicite, los empleados deberán cooperar por completo y con honestidad en la investigación que realice la Empresa sobre cualquier supuesta actividad ilegal o deshonesta.
Los empleados no deberían ayudar a sabiendas a otra persona a llevar a cabo negocios contrarios a los valores fundamentales de la Empresa o que violen este Código, las políticas y procedimientos de la Empresa o las leyes y reglamentaciones pertinentes. Los empleados deberán llenar con honestidad el Certificado de Cumplimiento del Código, tal y como lo requiere la Empresa.
El Comité de Ética es un comité designado por el Director General de la Empresa, conformado por representantes de los departamentos que se consideren necesarios para el cumplimiento de este Código, por ejemplo: SSPAYC, Auditoría Interna, Legal y Recursos Humanos. El Comité de Ética ayuda en el control del cumplimiento del Código, de todas las políticas y procedimientos de la Empresa y de las leyes y reglamentaciones pertinentes. El Departamento de SSPA y C llevará a cabo auditorías rutinarias de los asuntos que tengan que ver con el cumplimiento de leyes y reglamentaciones.
La Dirección General o quien designe (Departamento de Auditoría Interna ylo Departamento de SSPA Y C) supervisará la administración del Código y será responsable del Programa de Ética y Cumplimiento dentro de la Empresa. Todo suceso significativo o importante que se encuentre relacionado con el programa de Ética y Cumplimiento de la Empresa, se notificará de inmediato a la Dirección General sobre las actividades del Programa de Ética y Cumplimiento de la Empresa y de todos los sucesos significativos relacionados con el Código.
Fomentamos la diversidad y respetamos la dignidad personal de nuestros colaboradores.
Los activos de la Empresa incluyen, entre otros, bienes tales como tecnología, sistemas telefónicos y de computación, vehículos, tarjetas de crédito, documentos, equipos, instalaciones, información, el nombre y logotipo de la Empresa, materiales y suministros. Los empleados deben utilizar y mantener estos activos con el mayor cuidado y respeto al desempeñar su trabajo en la Empresa, evitando su desgaste y uso abusivo. El uso apropiado de los activos es responsabilidad de todo el personal. El uso personal de los recursos de la Empresa será aceptable de forma ocasional y limitada, siempre que ello no implique un incremente mensurable de los costos de la Empresa. El uso de los activos y los recursos de la Empresa para lograr una ganancia personal queda terminada mente prohibido.
El personal de la empresa debe:
La Empresa prohíbe todas las formas de fraude, las cuáles pueden incluir:
Los empleados deberán informar acerca de cualquier sospecha de fraude al Departamento Legal, al Departamento de Auditoría Interna (Departamento de SSPA Y C) o bien a través de la Línea de Ética a la Dirección General. El Gerente de SSPA y Coel Departamento Legal investigarán todas estas sospechas. Se informará a la Dirección General y ésta estimará el incumplimiento de los controles internos en cualquiera de los niveles de la gerencia.
La información confidencial y de propiedad exclusiva incluye cualquier información relativa a la Empresa que no se encuentre públicamente disponible, como la información revelada en sus archivos públicos de acuerdo con las leyes mexicanas y de nuestros socios comerciales. La información confidencial y de propiedad exclusiva incluye, entre otras, cualquier información relativa a la existencia o a las condiciones de toda adquisición potencial que vaya a efectuar la Empresa, información sobre el personal (incluido todo aspecto relativo a la remuneración de todo empleado), ideas, descubrimientos, diseños, inventos, tecnología, progresos, secretos comerciales, conocimientos técnicos, fabricación y servicios, procesos, especificaciones de diseño, escritos y otros trabajos de nuestra autoría, programas de computación, información financiera, información contable, estructura organizativa, gastos de la Empresa, planes de mercadeo, listados de clientes y datos sobre los mismos, planes de negocios y similares, que se relacionen de algún modo con los negocios reales o potenciales de la Empresa.
El personal de la Empresa debe:
Los empleados deben respetar la confidencialidad y privacidad de nuestros socios, proveedores, contratistas, clientes, del personal de la Empresa y de todos aquellos con quienes hagamos negocios. Los empleados no deben utilizar información confidencial de nuestros socios, proveedores, contratistas, clientes o empleados para uso personal o para el beneficio de un tercero. La empresa reúne dicha información sólo cuando es necesaria para llevar a cabo sus negocios, y protege la información de divulgaciones innecesarias. La Empresa divulgará información confidencial o datos personales sólo cuando sea necesario y se haya obtenido la aprobación necesaria para hacerlo, ylo cuando se vea obligada a hacerlo por razones jurídicas, reglamentarias o profesionales. De acuerdo con la Política de Retención de Registros de la Empresa, ésta dispondrá de la información confidencial y personal de tal forma que proteja la confidencialidad de esta.
Las leyes federales y estatales sobre títulos valores prohíben a cualquier persona que posea información material (que no sea de dominio público) sobre una empresa, comerciar con los títulos valores de esta empresa. Estas leyes prohíben además de cualquier persona revelar información material (que no sea de dominio público) sobre una empresa a otras personas que puedan operar en la bolsa basándose en esa información.
El personal y otros individuos incluidos. Esta política no sólo se aplica al personal de la Empresa, sino también a los familiares que residan con usted, a cualquier otra persona que conviva con usted y cualquier otra persona o entidad cuyas transacciones con títulos valores de la Empresa estén sujetas a su influencia o control. Usted tendrá la responsabilidad de asegurarse de que estas otras personas o entidades cumplen con esta política.
Transacciones incluidas. Esta política se aplica a cualquier compra o venta de títulos valores de la Empresa, incluidas las acciones ordinarias, opciones para compra de acciones ordinarias, cualquier otro tipo de título valor que podamos emitir (tales como acciones preferentes, obligaciones convertibles y derechos de suscripción de nuevas acciones), así como opciones de operaciones de Bolsa, otros títulos valores derivados y opciones de ventas, compras y ventas en descubierto relacionadas con títulos valores de la Empresa.
Restricciones comerciales y de divulgación. Las siguientes restricciones comerciales y de divulgación se aplican a todos nuestros empleados, funcionarios y directores:
No comparta información material que no sea de dominio público con personas de nuestra empresa que no precisen de tal información para desempeñar su trabajo. No divulgue información relativa a la Empresa que no sea de dominio público (ya sea material o no) a ninguna persona que no pertenezca a la Empresa, a menos que le sea requerido como parte de sus deberes y que exista una razón para que esta persona conozca tal información, a efectos de los negocios de la Empresa.
Definición de “Información Material”. La información sobre nuestra Empresa es “material” cuando existe una probabilidad sustancial de que un accionista o inversionista la pueda considerar relevante al tomar una decisión de comprar, vender o poseer nuestros títulos valores; o bien si puede esperarse que la revelación de esta información podría alterar de forma significativa el peso de la información que existe en el mercado sobre nosotros. En lenguaje sencillo, información material es cualquier tipo de información que puede afectar el precio de nuestros títulos valores en el mercado. Tanto la información positiva como la negativa pueden ser material. Como, por ejemplo:
Definición de “información que no es de dominio público”. La información que no es de dominio público es la información que no está generalmente disponible al público inversor. Si usted tiene conocimiento de información material que no sea de dominio público y el mercado haya tenido suficiente para absorber la información. A efectos de esta política, generalmente, la información se considerará pública después del segundo día completo de la jornada bursátil posterior a la divulgación pública de la notificación por parte de la Empresa. Por ejemplo, si Osbog emite un comunicado de prensa el martes, el primer día en que se puede comerciar con los valores seria el viernes.
Si usted no está seguro de si la información es material o no es de dominio público, consulte a la Dirección General o quien se designe, para que lo guíe antes de realizar transacción alguna con títulos valores de la empresa.
Transacciones de directores, funcionarios y otros empleados determinados. La Empresa ha adoptado unos procedimientos especiales con respecto a las operaciones bursátiles para los directores y los funcionarios. Además, ocasionalmente, podrá ordenarse a empleados específicos que se abstengan de realizar operaciones bursátiles, debido a su relación con la información financiera, acontecimientos, proyectos especiales y otras actividades o sucesos. Si usted está sujeto a restricciones especiales para realizar operaciones bursátiles, su gerente y/o Director de Cumplimiento le notificará de dichas restricciones.
Visión retrospectiva. Recuerde, cualquiera que examine las transacciones de los empleados lo hará a posteriori, con efecto retroactivo. Como cuestión práctica, antes de realizar cualquier transacción, usted deberá considerar con cuidado cómo podrán ver retroactivamente dicha transacción las autoridades encargadas del cumplimiento de la ley y otros.
Revelación no autorizada de información. Se le prohíbe revelar a ninguna persona (pertenezca o no a la Empresa) cualquier información que no sea de dominio público y que haya obtenido en la Empresa o a través de ella, excepto cuando tal divulgación forme parte de sus tareas habituales y sea necesaria para que la Empresa pueda llevar a cabo sus actividades de modo apropiado y eficaz.
Respuesta a las consultas. Estamos sujetos a unas leyes que rigen las ocasiones en que debemos revelar información material al público, nuestra política y procedimiento sobre la revelación de Información dispone de sólo ciertos empleados designados pueden tratar cuestiones de la Empresa con los medios informativos, con los analistas de títulos valores y los inversionistas. Todas las consultas que realicen personas ajenas a la Empresa sobre información que no sea de dominio público deberán canalizarse a través de la Dirección General.
Protección de la confidencialidad de la información de la empresa. Para proteger la información de la Empresa y cumplir con las reglamentaciones pertinentes, el personal de la Empresa debe:
La comunicación de información material potencial a la alta gerencia. Si usted adquiere información sobre la Empresa que es o que puede convertirse en material, deberá comunicar esa información rápidamente a la Dirección General, Gerentes de Zona ylo Departamento de SSPA y C. Esta comunicación es de gran importancia para que pueda determinar si la información debe revelarse al público, cómo y cuándo. Es también sustancial para que el Director General pueda determinar si se deben permitir transacciones con esta información. Sanciones civiles o penales. Si usted viola las leyes sobre el uso indebido de la información privilegiada o sobre la difusión de esta información, se le podrá imponer:
Además, la Empresa y/o los supervisores de la persona que viole estas leyes podrán igualmente quedar sometidos a sanciones civiles o penales, si no toman las precauciones apropiadas para prevenir las operaciones comerciales.
Disciplina de la Empresa. Si usted viola esta política o las leyes sobre el uso indebido de la información privilegiada o sobre la difusión de esta información, puede quedar sujeto a acciones disciplinarias por parte de la Empresa que incluyen el despido con causa justificada. Una violación de la política de nuestra Empresa que incluye el despido con causa justificada. Una violación de la ley; podremos determinar si una conducta específica viola nuestra política sin importar si la conducta viola o no la ley. No tenemos la obligación de esperar a que concluya un proceso civil o penal contra un supuesto infractor antes de tomar una medida disciplinaria. No cabe duda de que una violación de la ley, o incluso una Investigación de cualquier Dependencia Gubernamental que no dé lugar a un juicio, puede empañar su reputación personal y dañar irreparablemente su carrera, así como también impactar negativamente a la Empresa.
Reportar violaciones. Cualquier miembro del personal de la Empresa que viole esta política o cualquier ley federal o estatal que rija el uso indebido de información privilegiada o la difusión de esta, o bien que tenga conocimiento acerca de alguna violación de ese tipo por parte de otro empleado, funcionario o director, deberá notificar a la Dirección General inmediatamente acerca de dicha violación.
Aplicable para el Departamento de Finanzas, Contabilidad y Gerentes de Zona. La Dirección General, los accionistas, los acreedores, nuestros colegas y las entidades gubernamentales confían en la precisión de los registros financieros de la Empresa. Por lo tanto, es imperativo que los registros financieros y los informes que se produzcan o deriven de esos registros se mantengan y presenten de acuerdo con las leyes y reglamentaciones de cada jurisdicción aplicable. Estos registros deben reflejar de forma precisa y justa los activos, pasivos, gastos e ingresos de la Empresa en forma detallada. Al mostrar honestidad en nuestras prácticas contables, generaremos la confianza de nuestros clientes, proveedores y accionistas, y mejoramos nuestra reputación. Política general. Los registros contables, transacciones, libros e informes falsos y engañosos quedan estrictamente prohibidos. De igual manera mantener en secreto o sin registrar fondos de la Empresa o cuentas bancarias. Todos los registros de la Empresa deben ser fieles y exactos. Cuando no registramos la información financiera con precisión, nos arriesgamos a dañar nuestra reputación, a perder oportunidades empresariales y a reducir la confianza de nuestros clientes y accionistas.
Personal incluido. No sólo el personal de finanzas y de auditoría es responsable de asegurar que no se realicen entradas falsas o intencionalmente engar registros contables de la Empresa, sino también todos los demás empleados.
Se requiere documentación apropiada. No se permiten clasificaciones erróneas intencionales de transacciones relativas a cuentas, unidades comerciales o períodos contables; todas las transacciones, tanto importantes como pequeñas, deben estar documentadas de forma precisa y detallada. Por lo tanto, la preparación de los informes de gustos y de las hojas de tiempo, la anotación de las ventas y de la información de comercialización, así como el registro de mejoras importantes o inversiones de capital, requieren del mayor grado de precisión y transparencia.
La documentación apropiada de todos los contratos, acuerdos y disposiciones relativas a la Empresa y/o sus negocios y operaciones, se mantendrán en los edificios de la Empresa o en los lugares o instalaciones que la Empresa controla.
Consecuencias del incumplimiento de la Política. Las consecuencias de alterar, modificar o destruir cualquier documento o registro importante de la Empresa son severas y pueden incluir la acción judicial. Un empleado que tenga alguna duda si la modificación o destrucción de algún documento o registro sea legal o apropiado, deberá contactar a su supervisor, al Departamento Legal o al Departamento de Auditoría Interna.
El Departamento Legal de la Empresa revisará y aprobará todos los acuerdos, contratos y otros documentos jurídicos que rijan sobre la Empresa y/o sus propiedades, o que se relacionen con las operaciones comerciales de la Empresa con anterioridad a su celebración. Ocasionalmente, el Departamento Legal de la Empresa puede preparar unos formatos modelo para acuerdos y otros documentos, para el uso de los empleados, y podrá autorizar a éstos a utilizar los formatos y los modelos de acuerdos o documentos sin necesidad de realizar otra revisión. Se espera que los empleados proporcionen con prontitud al Departamento Legal de la Empresa las copias de todos los acuerdos firmados y otros documentos jurídicos, que se mantendrán en los archivos de la Empresa. Ocasionalmente, es posible que haya representantes del gobierno o asesores legales que, representando a otras empresas, agencias gubernamentales o individuos, se pongan en contacto con los empleados por motivo de investigaciones relacionadas con la Empresa, con sus negocios, sus clientes, empleados por motivo de investigaciones relacionadas con la Empresa, con sus negocios, clientes, empleados o proveedores. Todas las solicitudes de información que no sean las que se proporcionen habitualmente, deberán informarse de inmediato a la Dirección General, Gerentes de Zona, Departamento de SSPA Y C, Recursos Humanos y Departamento Legal. Si un empleado es contactado con respecto a documentos o a información confidencial, éste deberá remitir el solicitante al responsable del departamento correspondiente (Gerencias de Zona, Coordinaciones, etc.). y/o Departamento Legal. De igual manera, si un empleado recibe una citación u otra solicitud para testificar o presentar documentos, se deberá remitir de inmediato una copia de dicha citación o solicitud al Departamento de Recursos Humanos y/o Departamento Legal.
Deberá recibirse orientación del Departamento de Recursos Humanos y/o Departamento Legal antes de responder a cualquier solicitud, y el Departamento Legal deberá coordinar todas las respuestas. Toda la información que se proporcione deber ser verdadera y exacta. Los empleados nunca deberán engañar a ningún investigador, ni modificar o destruir documentos o registros como respuesta a una investigación o citación.
El Departamento de Recursos Humanos y/o Departamento Legal organiza periódicamente programas de cumplimiento, a los que podrán pedirle que asista. Además, el Departamento Legal posee material escrito que explica en mayor detalle algunas leyes y reglamentaciones complejas, así como el compromiso de la Empresa de cumplir con éstas. Este material está disponible para todos los empleados cuando lo soliciten y es posible que se le envíen copias y que se le pida que las examine. Si usted necesita más información sobre alguna ley o reglamentación que usted considere que pueda tener incidencia en los negocios de la Empresa, deberá contactar al Departamento Legal para obtener consejo.
La Empresa está dedicada a cumplir con todas las leyes y reglamentaciones medioambientales y requiere que todos los empleados cumplan también con estas leyes y es el deber de cada empleado informar a su supervisor o al Departamento Legal acerca de cualquier circunstancia que, en su opinión, constituya incumplimiento de la normatividad medioambiental.
Sólo la Dirección General y sus designados podrán utilizar los recursos de la Empresa para participar en actividades políticas (si así lo creen conveniente), y todas estas actividades se llevarán a cabo en la más estricta observancia de la ley federal y estatal. Los empleados no deben utilizar el dinero, crédito, propiedades o servicios de la Empresa para actividades políticas. Fuera del horario de trabajo en la Empresa, los empleados podrán participar en cualquier actividad política de su elección, pero la Empresa no los apoyará ni reembolsará los fondos que estos empleados aporten. Para obtener mayor orientación sobre este asunto, contacte al Departamento Legal.
Sólo ciertos empleados designados pueden discutir cuestiones de la Empresa con los medios de información. Todas las consultas que realicen las personas ajenas a la Empresa sobre información que no sea de dominio público, deberán remitirse a la Dirección General.
Para obtener mayor orientación sobre este asunto, contacte a la Dirección General, Departamento de Recursos Humanos y/o Departamento Legal.
Las presentaciones y artículos ofrecen a la Empresa y a sus empleados una excelente oportunidad para presentar al público comercial, asociados y clientes los asuntos, ideas e información que sean de interés. Estas comunicaciones le brindan al público un entendimiento más claro de nuestra Empresa y de sus diversas unidades de negocios. Las presentaciones o artículos escritos por un empleado para presentar al público o para su publicación representan a la Empresa; por lo tanto, la Dirección General, Departamento de Recursos Humanos y Gerentes de Zona deberán aprobar esta información para evitar caer en divulgaciones información que pueda dañar la imagen de la empresa.
Los comunicados de prensa permiten a la Empresa anunciar información importante o relevante al público a través de los medios de comunicación. Si una unidad de negocio o departamento de la Empresa prevé la necesidad de un comunicado de prensa, la unidad de negocios o departamento deberá contactar a la Dirección General para examinar si tal comunicado es adecuado y para proporcionar la información necesaria.
La Empresa contribuye, tanto de forma directa como a través de sus empleados, al bienestar general y al progreso de los pueblos, ciudades y regiones donde opera. La Empresa brinda apoyo financiero a programas comunitarios que así lo merecen, en materias como el bienestar social, la salud, la educación, el arte y la cultura, para promover el desarrollo de unas relaciones positivas en las áreas en que tenemos intereses comerciales. La empresa alienta además a que se reclute personal local calificado cuando sea posible. Toda participación en la comunidad por parte de la Empresa y toda solicitud de contribuciones corporativas deberán enviarse a la Dirección General, Gerentes de Zona y Departamento de Recursos Humanos.
Si bien la Empresa alienta a los empleados a participar en organizaciones benéficas y en otras actividades sociales de su elección, estas actividades externas no deberán interferir con las tareas laborales. Ningún empleado deberá presionar a otro empleado a expresar una creencia que sea contraria a la propia, ni a contribuir o apoyar causas políticas, religiosas o benéficas.
Cuando un proyecto o negocio nuevo afecte a la comunidad local, la unidad de negocios deberá buscar la orientación del Departamento Legal, Departamento de SSPA y Cy Departamento de Recursos Humanos para ayudar a facilitar las comunicaciones con la comunidad afectada.
La Empresa está comprometida a llevar a cabo sus negocios de forma abierta y honesta.
Todas las comunicaciones, ya sean internas o externas, deberán ser precisas y correctas. Estas comunicaciones pueden incluir, entre otras cosas, informes generales internos o memorándums, publicidad, comunicados a los medios, mercadeo, folletos e ilustraciones de ventas.
La Empresa brindará información precisa al promocionar sus productos y servicios. Serán inaceptables las declaraciones engañosas, falsas o exageradas relativas a nuestros productos y servicios o los de nuestros competidores. Estos mismos principios deben respetarse cuando se responda a las consultas de nuestros clientes, compañeros de trabajo, medios de comunicación, agencias de reglamentación y accionistas.
Queda prohibida la publicación o circulación, ya sea interna o externa, de cualquier declaración oral o escrita que sea falsa, despectiva, maliciosa o difamatoria acerca de cualquier otra persona y, en particular, acerca de los competidores de la Empresa. Queda prohibido el uso de membrete, del correo electrónico y la referencia a la dirección comercial o al puesto desempeñado, cuando se exprese un punto de vista personal en un foro público.
En general, el objetivo de la Empresa es conceder oportunidades de negocios a proveedores de bienes y servicios basándose exclusivamente en consideraciones comerciales tales como: precio competitivo, excelente calidad, servicio confiable, entrega oportuna y la reputación del proveedor. Los empleados deberán tratar a los clientes, proveedores, contratistas, vendedores y a todos aquellos que realicen negocios con la Empresa exclusivamente de acuerdo con estas consideraciones, sin favoritismo, preferencia, obligación y otra presión tal que pueda mermar la objetividad del empleado.
La Empresa espera que los empleados eviten aquellas relaciones que pueden afectar su criterio para desempeñar sus tareas o que pueden ser interpretadas como un conflicto de interés. Sin embargo, existen muchas circunstancias en las cuales puede surgir un conflicto de interés real o aparente. Se considera que existe un conflicto de interés cuando, como resultado de la naturaleza o responsabilidades de su empleo en la Empresa, un empelado se encuentra en una posición tal que le permita promover algún interés financiero personal o el interés financiero de algún miembro de su familia.
Ejemplos de conflictos de interés. Los ejemplos siguientes son sólo ilustrativos y no se consideran una lista única:
Las situaciones siguientes no serían consideradas conflictos de interés:
Un empleado no puede aceptar, ni permitir que un miembro de su familia cercana acepte regalos que sobrepasen un valor nominal por parte de un cliente, proveedor o competidor de la Empresa (ya sea actual o potencial), o de cualquier funcionario gubernamental que esté tratando de establecer negocios con la Empresa al conceder tales regalos, sin la aprobación escrita de su supervisor/a. Concretamente, los regalos no reiterados que tengan un valor inferior a $100 dólares y que contengan la marca del vendedor no necesitan la aprobación escrita. El supervisor del empleado deberá aprobar los regalos de los vendedores que tengan un valor superior a $100.00 dólares y siempre deberá notificarse al respecto. Un funcionario ejecutivo deberá aprobar por escrito los regalos de los vendedores que tengan, por separado, un valor superior a $250.00 dólares, o aquellos que totalicen un valor anual de $250.00 dólares por vendedor.
No se prohíbe que los empleados acepten invitaciones razonables de negocios, como, por ejemplo, un almuerzo o una cena, eventos relacionados con promociones normales de ventas (que estén disponibles habitualmente para otros clientes de la organización patrocinadora), con la propaganda o publicidad acostumbrada.
Un empleado puede aceptar, en general, las siguientes clases de artículos:
Un empleado no podrá aceptar la siguiente clase de artículos o servicios, independientemente de su valor:
Ningún empleado, independientemente de su nivel salarial, deberá participar en ningún negocio o comportamiento, contrato o acuerdo que pueda dar origen a un conflicto de intereses real o potencial.
Ningún empleado se debe poner en una disposición tal que pueda sugerir que se está produciendo un conflicto de intereses.
Ningún funcionario de la Empresa obtendrá créditos personales o para otro funcionario, ya sea de forma directa o indirecta, incluidos los gestionados a través de cualquier subsidiaria, ni tampoco se procurará una prórroga de dicho crédito, ni se renovará una prórroga de dicho crédito a modo de préstamo personal de la Empresa.
Los empleados deberán fomentar los intereses legítimos de la Empresa cuando surja la oportunidad de hacerlo. Los empleados no se aprovecharán personalmente de las oportunidades que legítimamente pertenecen a la Empresa o que se descubran a través del uso de los bienes de la Empresa, de la información o del puesto que en ella se ocupa; (b) utilizarán los bienes de la Empresa, la información o el puesto que en ella se ocupa para obtener una ganancia personal; o (c) competirán con la Empresa.
Requisitos sobre consultas y notificaciones. Los empleados que tengan conocimiento de algún conflicto de intereses, real o aparente, que esté relacionado con otro empleado (familiares), deberán informar a la Dirección General sobre dicha situación, como por ejemplo uno o más familiares directos pueden trabajar en la Compañía, pero no pueden estar jerárquicamente en línea directa en la misma zona de trabajo, ya que se podría prestar a nepotismo.
El supervisor inmediato consultará al Director General, Departamento de Recursos Humanos o Gerente de Zona para determinar si realmente existe un conflicto de intereses y se establecerán las medidas a tomar para neutralizar el efecto adverso del conflicto de intereses del que se ha recibido notificación, si alguna de dichas medidas se encuentra disponible o fuese apropiada según las circunstancias. Este procedimiento se aplicará para minimizar su efecto sobre los asuntos personales de los empleados y de acuerdo con la protección de los intereses de la Empresa.
El establecimiento de unas relaciones fuertes con los proveedores, los contratistas y los clientes es sustancial para poder ser una Empresa de categoría internacional. Esto significa que necesitamos continuar tratándolos como queremos que nos traten a nosotros, con honestidad, justicia y respeto. Debemos cumplir nuestros compromisos de calidad, confiabilidad y servicio. Esperamos que nuestros proveedores, contratistas y clientes (y todos aquellos que realicen negocios con nosotros o en nuestro nombre) desempeñen sus tareas en nombre de la Empresa cumpliendo con todas las leyes y reglamentaciones pertinentes y que respeten las mismas normas de conducta empresarial justa y ética por los cuales nos guiamos. Asimismo, esperamos que nuestros empleados respeten los Códigos de Ética de nuestros proveedores contratistas y clientes cuando tengan conocimiento de dichos códigos.
Regalos y propinas. Sin la aprobación escrita del supervisor, un empleado no podrá dar regalos que tengan un valor nominal superior a $100.00 dólares a un cliente; proveedor o competidor de la Empresa, ya sea actual o potencial, ni a un funcionario gubernamental, para tratar de entablar negocios con la Empresa al conceder tales regalos. Un empleado puede, generalmente, dar los siguientes tipos de regalos sin aprobación previa:
El personal de la Empresa debe:
La empresa se compromete a llevar a cabo sus negocios de forma abierta, enérgica y competitiva. Cualquier actividad que mengüe este compromiso es inaceptable y puede además ser ilegal. Por lo tanto, todas las compras y ventas deberán basarse estrictamente en consideración de la eficiencia, el precio, la calidad, el servicio y la idoneidad.
Los países como México y Estados Unidos regulan, y en algunas circunstancias prohíben, ciertos tipos de comportamiento contrarios a la libre competencia. Por ejemplo, Canada, Japón y la Unión Europea han promulgado una legislación que prohíbe muchas actividades similares a las prohibidas de acuerdo con la ley antimonopolio de los Estados Unidos en lo que respecta a numerosos tipos de prácticas comerciales.
Es política de la Empresa cumplir con las leyes antimonopolio de los países donde opera y la Empresa espera que todos los empleados cumplan con éstas por completo. Las violaciones de la ley podrán dar origen a sanciones graves, incluida la responsabilidad penal personal.
Ningún empleado, funcionario o representante de la Empresa celebrará ningún acuerdo, contrato, plan o confabulación, ya sean expresos o implícitos, formales o informales, con ningún competidor en lo referente a los precios, términos y condiciones de la venta o servicio, producción, distribución, territorios o clientes; ni intercambiará o discutirá los precios o términos y condiciones de la venta o servicio con la competencia, o ninguna otra información relativa a la competitividad, ni participará en ninguna otra conducta que viole alguna ley antimonopolio pertinente. No están prohibidas, de acuerdo con esta política, las disposiciones normales de subcontratación o las propuestas conjuntas con competidores que no violen las leyes antimonopolio pertinente y que hayan sido aprobadas por la Dirección General y el Departamento Legal. Se deberá solicitar la aprobación previa de la Dirección General y el Departamento Legal (y deberá coordinarse con los mismos) cualquier discusión con los competidores relativa a un proyecto en el cual el competidor sea un socio aliado, un colaborador o un subcontratista.
Cada empleado, funcionario o representante responsable de la conducta o de las prácticas de la Empresa que puedan implicar la aplicación de las leyes antimonopolio, deberá consultar a la Dirección General o al Departamento Legal y actuar conforme a su orientación.
La Dirección General y el Departamento Legal organizan periódicamente programas de cumplimiento antimonopolio, a los que podrán pedirle que asista. Además, la Dirección General y el Departamento Legal poseen material escrito que explica en mayor detalle las leyes antimonopolio de los Estados Unidos Mexicanos y el compromiso de la Empresa de cumplir con éstas.
No habrá excepciones a esta política, ni se verá comprometida o limitada por ninguna persona que actúe en representación o en nombre de la Empresa.
En general, la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foregin Corrupt Practives Act o FCPA) prohíbe realizar pagos corruptos a funcionarios extranjeros con el propósito de obtener o mantener un negocio. Asimismo, podrán también aplicarse a tal conducta otras leyes federales. Funcionarios Gubernamentales Extranjeros. Con el objetivo de ayudar a obtener o mantener un negocio, o de dirigir un negocio a alguna entidad, ningún empleado realizará ofertas, pagos, promesas de pago o la autorización de pago de ninguna cantidad de dinero; ni tampoco ofertas, promesas de dar o la autorización de alguna promesa de dar ninguna cosa de valor a ningún funcionario gubernamental extranjero, con la intención de:
Funcionarios o Candidatos Políticos. Con el objetivo de ayudar a obtener o mantener un negocio, o de dirigir un negocio o alguna entidad, ningún empleado realizará ofertas, pagos, promesas de pago o la autorización de pago de ninguna cantidad de dinero; ni tampoco ofertas, regalos, promesas de dar o la autorización de alguna promesa de dar ninguna cosa de valor a ningún partido político extranjero o funcionario del mismo, ni a ningún candidato a un cargo político en el exterior, con la intención de:
Terceros. Ningún empleado realizará ofertas, pagos, promesas de pago o la autorización de pago de ninguna cantidad de dinero; ni tampoco ofertas, regalos, promesas de dar o la autorización de una promesa de dar alguna cosa de valor a ninguna persona, si sabe que todo o parte de dicho dinero o cosa de valor será ofrecido, dado o prometido, directa o indirectamente, a algún funcionario extranjero, partido político extranjero o funcionario del mismo, o algún candidato un cargo político en el exterior, con la intención de:
Regalos a Funcionarios Gubernamentales Extranjeros. En general no se puede entregar ningún tipo de regalos, independientemente de su valor, a funcionarios extranjeros. Si una situación amerita un obsequio para un representante o empleado de un cliente extranjero actual o potencial, el empleado debe consultar al Director General antes de ofrecer dicho regalo. Se requiere la aprobación del Director General para asegurar que (a) el regalo no contraviene la FCPA y (b) el regalo es lícito, acostumbrado y necesario para llevar a cabo negocios en el país donde se hace.
Pagos para la facilitación de trámites. La FCPA permite los denominados “pagos para la facilitación de trámites” realizados en un país extranjero a empleados gubernamentales de bajo nivel, para acelerar los trámites gubernamentales de rutina.
Mas sin embargo queda estrictamente prohibido para todo el personal de Osbog toda forma de pago que no esté documentado y soportado y quede lugar a un caso de corrupción.
Registro de los pagos para la facilitación de los trámites. La FCPA requiere que todos los pagos de cualquier naturaleza sean registrados apropiadamente, que estén respaldados con documentación y que se declaren de forma precisa. Por lo tanto, si se realizan pagos para facilitar trámites se debe: (a) registrarlos como tales en los registros financieros de la Empresa; y (b) informar a la oficina del Contralor de la Empresa en forma trimestral. Por ejemplo, si se requiere el pago a un funcionario de Aduanar para procesar oportunamente algún tipo de trámite burocrático el empleado debe anotar estas circunstancias. La anotación del empleado debe mostrar, durante la revisión posterior de los de gastos, que se adquirió el pago debido a una acción de rutina del gobierno que no implica una decisión discrecional por parte del funcionario.
Diferencias en las leyes extranjeras. A pesar de que los pagos para la facilitación de trámites están permitidos dentro del conjunto de circunstancias descritas y enumeradas con anterioridad, casi todos los países tienen unas leyes específicas o unas políticas formales o informales que prohíben los pagos de cualquier clase a los funcionarios de gobierno. La severidad de las sanciones y el cumplimiento de dichas leyes varían ampliamente. El funcionario que con gusto acepta el pago puede ser el mismo funcionario que informe de la actividad ilícita. Este comentario sobre los pagos permitidos de acuerdo con la FCPA no implica, de ninguna forma, que dichos pagos sean ilícitos o apropiados en todo lugar en que se lleven a cabo negocios. El procedimiento legal más seguro es asegurarse de que los pagos para la facilitación de trámites se realicen sólo sin son lícitos en los países en cuestión, si son poco significativos y si no existe ninguna alternativa razonable al pago. Es además imperativo que esa acción o ayuda del gobierno que se busca sea apropiada para que la reciba la empresa, es decir, entra en la definición de “acción gubernamental de rutina”.
Acciones Gubernamentales de Rutina. En general las decisiones de los funcionarios gubernamentales extranjeros para conceder nuevos negocios o continuar una relación comercial ya existente; así como las decisiones de tales funcionarios con respecto a la sanción de leyes o reglamentaciones, no constituyen acciones gubernamentales de rutina. A modo de ejemplo, se exponen los siguientes tipos de circunstancias para ayudar en esta cuestión: Violaciones a la FCPA. Las violaciones intencionales a la FCPA producirían la terminación del empleo. Además, la Empresa no indemnizará a ningún empleado al que se condene por haber violado la FCPA.
Orientación adicional. La materia jurídica de la FCPA es complicada. Es imperativo que los empleados que participen en las transacciones internacionales procuren la ayuda del Departamento Legal en dichas transacciones, o cuando existan preguntas relativas a alguna transacción propuesta que pueda verse afectada por la FCPA. En caso de duda, y antes de realizar cualquier pago que pueda estar en conflicto con la FCPA, verifiquelo con el Departamento Legal. Todo empleado que tenga alguna preocupación sobre un contrato actual o pendiente, o que desee informar de forma anónima acerca de algún problema, puede llamar al Departamento Legal o puede proporcionar la información a través de la Línea de Ética. Los problemas potenciales sólo pueden resolverse si se informa acerca de su posibilidad.
De acuerdo con leyes y regulaciones federales, la Compañía prohíbe actividades que faciliten el lavado de dinero. La política de recibir dinero en efectivo o su equivalente que sea procedente del crimen. Los empleados deben emplear el buen juicio y sentido común y evaluar la integridad y prácticas éticas de sus clientes y socios y deben notificar inmediatamente al departamento Legal aquellas transacciones o actividades sospechosas por parte de cualquier cliente. El Departamento Legal le dará ayuda inmediata con respecto a la transacción.
Más específicamente, los empleados deben reportar al Departamento Legal cuando se hagan pagos en moneda diferente a la especificada en la factura, en efectivo o su equivalente; de igual manera, si los pagos los hace alguien distinto a quien esta nombrado en el contrato o si el pago proviene de una cuenta distinta a la regularmente utilizada. Otras cosas para reportar incluyen la solicitud del cliente de hacer cheques o giros múltiples por factura o grupo de factura o que el cliente solicite que se le haga un sobrepago.
Para evitar un lavado de dinero potencial, los empleados deben siempre considerar la integridad del cliente potencial, informar a los clientes sobre nuestras expectativas de cumplimiento por parte de ellos y monitorear sus prácticas empresariales. No haga negocios con ningún cliente u otro socio empresarial del que sospeche pudiera tener malas prácticas con la Empresa, a no ser que esas sospechas sean investigadas y lo resueltas y aprobadas por el Departamento Legal.
Todos deberán respetar la letra y el espíritu del Código. De forma periódica, se pedirá a los empleados que contemplen y firmen el Certificado de Cumplimiento. Este Certificado contiene una certificación de haber leído el Código, de que se acatan sus requisitos y de que no se conoce ningún empleado o funcionario que no cumpla con esos requisitos. Excepto en los casos en que la Ley escrita lo prohíba expresamente, completar y devolver el certificado de Cumplimiento firmado constituye una condición de trabajo. La Dirección General o quien se designe enviará periódicamente el Certificado de Cumplimiento al Departamento de Recursos Humanos para su registro y control.
Cualquier empleado que viole el Código, las políticas s o procedimientos de la Empresa o la ley o bien que, a sabiendas, permita que un subordinado lo haga o no proporcione la debida notificación acerca de una violación al Código por parte de algún otro miembro del personal de la Empresa, será sometido a medidas disciplinarias, que incluyen la terminación del empleo y podrá ser sometido a un proceso civil o penal o a una reclamación por daños o perjuicios.
La Dirección General, Gerentes de Zona, Departamento de Recursos Humanos y el Departamento de SSPA y C, supervisarán la administración de este Código y tendrán la responsabilidad del esfuerzo corporativo encaminado al cumplimiento dentro Empresa. Al menos una vez al año, la Dirección General, Gerentes de Zona, Departamento de Recursos Humanos y el Departamento de SSPA y C informarán sobre las actividades de cumplimiento corporativo de la Empresa y de todos los sucesos significativos relacionados con el Código.
Hacer preguntas e informar acerca de sus preocupaciones. Usted debe reportar las violaciones al Código en cuanto las descubra. También deberá hacer preguntas sobre cualquier cuestión jurídica o asunto relacionado con la ética empresarial que perciba. No se le impondrá ninguna medida disciplinaria, no perderá su trabajo, ni se tomarán represalias de ningún tiempo en su contra por hacer las preguntas o informar acerca de sus preocupaciones, siempre y cuando usted actúe de buena fe. Buena fe no significa que usted deba estar en lo cierto, pero significa que usted cree que está proporcionando información veraz.
Como primer paso hable con su supervisor o gerente. Si le resulta incómodo o inconveniente puede contactar a un miembro de la Dirección General, Gerentes de Zona, Departamento de Recursos Humanos y el Departamento de SSPA, por cualquier duda referente al cumplimiento de este Código.
Dónde y cómo reportar.
Usted puede contactar a los siguientes Departamentos: la Dirección General, Gerentes de Zona, Departamento de Recursos Humanos y al Departamento de SSPA.
A pesar de que se le alienta a identificarse para ayudar a la Empresa a atender su preocupación eficazmente, usted puede permanecer en el anonimato y la Empresa respetará su decisión.
Correo electrónico para reportar posibles violaciones al código de conducta y ética empresarial: contact@osbog.com
Investigaciones La Empresa se compromete a investigar con prontitud todas las preocupaciones de las que se obtenga información en la medida de lo posible. Una vez que se informa de una preocupación, puede esperar lo siguiente:
El Departamento de Recursos Humanos, Departamento Legal y Departamento de SSPAY C coordinarán toda investigación y recomendarán las acciones o cambios correctivos necesarios. Todo el personal de la Empresa deberá cooperar por completo con las investigaciones de las supuestas violaciones.
Políticas Anti-represalias La Empresa no tolerará ninguna toma de represalias en contra de una persona que haya aportado información de buena fe acerca de una violación conocida o sospechada de una ley, reglamentación, política de la Empresa o del Código. El personal de la Empresa que crea haber sido objeto de represalias en su contra, deberá contactar a la Dirección General, Gerentes de Zona, Departamento de Recursos Humanos y al Departamento de SSPA. El personal de la Empresa que tome represalias contra otro miembro del personal por haber informado acerca de un problema será sometido a medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo. Todo empleado que, a sabiendas, proporcione información falsa o engañosa podrá ser sometido a medidas disciplinarias.